Hello:

I am posting the message below on behalf of Mario Robert, Chair of the
Canadian Committee on Archival Description. Please note that the committee
is seeking comment on the proposed Rules for Archival Description, Second
Edition by September 30th. Response from Ontario has been low, so please do
consider sending your comments to CCAD on this important initiative.

Regards,
Steve Billinton


Dear colleagues:

The Canadian Committee on Archival Description (CCAD) of the Canadian
Council of Archives met on May 1-2 to review the comments received from the
Canadian archival community on the draft second edition of the Rules for
Archival Description (RAD2). An interim report to the community have been
made at the ACA-AAQ Symposium on May 26 and at various conferences in May
and June. In order to seek wider input from the archival community, a second
round of consultation on the RAD2 draft was launched last May.

As was mentioned in the announcement of the consultation process on January
28, this document derives from the work done by the Canada-U.S. Taskforce on
Archival Description (CUSTARD). The objective of the group was to reconcile
the two North American archival descriptive standards (APPM and RAD) with
their international counterparts, ISAD(G) and ISAAR(CPF). A preliminary
version of the proposed new standard, entitled Describing Archives: A
Content Standard (DA:CS) and edited by project manager Jean Dryden, was
completed in January 2003. In July of the same year, CCAD agreed to use the
final draft of DA:CS for a comprehensive revision of RAD.

The text of the draft standard is being distributed for review and comment.
We would appreciate receiving comments by September 30 , 2004. It is
available on the Canadian Council of Archives' Website in the section
devoted to Reports and Discussion Papers of the Canadian Committee on
Archival Description (http://www.cdncouncilarchives.ca/archdesreport.html).
The draft standard has been separated into 5 parts for easy consultation
(Table of contents, Statement of Principles / Introduction, Part I :
Description, Part II : Creators, and Appendices) and is accompanied by a
background document. CCAD will release a final report in early 2005 with
recommendations for future steps.

Please structure your comments into those pertaining to the standard as a
whole, followed by comments on specific chapters or rules. Based on the
comments received so far, CCAD has identified some issues that you may wish
to address as part of your general comments :

- Are you in favour of the restructuring of RAD2 chapters by areas or
grouping of elements, as in ISAD(G), or by media chapters, as presently in
RAD?

- Are you in favour of the integration of commentaries in the chapters?

- Are you in favour of having the punctuation optional for RAD2?

- Are you in favour of the inclusion of administrative metadata (chapters 11
: Description control and 19 : Authority record control) as in ISAD(G)?

- Are you in favour of the inclusion of the chapter 15 entitled
Relationships in RAD2?

Comments may be sent to:

Isabelle-D. Alain
Canadian Council of Archives
130, Albert Street
Suite 501
Ottawa, Ontario, Canada K1P 5G4
E-mail: [log in to unmask]

Thank you very much

Cordially

Mario Robert
Chair of CCAD

***************************************************

Chers collègues,

Le Comité canadien de description archivistique (CCDA) du Conseil canadien
des archives s'est réuni les 1er et 2 mai dernier pour analyser les
commentaires reçus de la communauté archivistique canadienne sur la version
préliminaire de la deuxième édition des Règles pour la description des
documents d'archives (RDDA2). Un rapport provisoire a été présenté à la
communauté lors du symposium conjoint AAQ-ACA le 26 mai dernier de même qu'à
différents congrès en mai et en juin. Pour nous permettre d'obtenir une plus
large réponse de la communauté archivistique, nous avons procédé au
lancement d'une deuxième consultation sur la version préliminaire des RDDA2
en mai dernier.

Comme nous l'avions souligné lors de l'annonce du processus de consultation
le 28 janvier dernier, ce document est issu des travaux du groupe de travail
canado-américain sur la description des archives (CUSTARD). L'objectif du
groupe de travail était la réconciliation des deux normes de description
nord-américaine (APPM et RDDA) à l'intérieur des deux normes internationales
ISAD(G) et ISAAR(CPF). Une version préliminaire de la norme DA:CS
(Describing Archives : A Content Standard), sous la direction de la chargée
de projet Jean Dryden, a été complétée en janvier 2003. En juillet dernier,
le CCDA a choisi de conserver la dernière version de la norme et d'en faire
le document de base pour une révision globale des RDDA.

Le texte de cette version préliminaire vous est distribué pour commentaires.
Nous apprécierions les recevoir d'ici le 30 septembre 2004. Vous pouvez
consulter ce texte sur le site du Conseil canadien des archives dans la
section consacrée aux Règles pour la description des documents d'archives
(http://www.cdncouncilarchives.ca/f-archdesreport.html). La version
préliminaire a été divisée en 5 parties pour en faciliter la consultation
(Table des matières, Énoncé de principes / Introduction, Partie I :
Description, Partie II : Créateurs et Annexes) et dispose d'un document
d'accompagnement. Selon les réactions de la communauté archivistique, le
CCDA présentera un rapport final avec des recommandations concernant les
étapes ultérieures au printemps 2005.

Veuillez formuler d'abord vos observations générales sur l'ensemble de la
norme, puis vos commentaires portant sur des chapitres ou des règles
spécifiques. En tenant compte des réponses reçues à ce jour, le CCDA a
identifié certaines questions sur lesquelles vous pourrez développer dans
vos observations générales.

- Êtes-vous favorable à la restructuration des chapitres des RDDA2 par zones
ou groupes d'éléments, à l'instar d'ISAD(G), ou êtes-vous en faveur du
maintien des chapitres par supports d'information comme dans les RDDA
actuelles?

- Êtes-vous favorable à l'intégration de commentaires dans les chapitres de
la norme?

- Êtes-vous favorable à ce que la ponctuation soit optionnelle?

- Êtes-vous favorable à l'inclusion des métadonnées (chapitres 11 : Contrôle
de la description et 19 : Contrôle d'autorité) à l'instar d'ISAD(G)?

- Êtes-vous favorable à l'inclusion du chapitre 15 : Relations?

Les commentaires doivent être adressés à :

Isabelle-D. Alain
Conseil canadien des archives
130, rue Albert
Suite 501
Ottawa, Ontario, Canada K1P 5G4
Courriel : [log in to unmask]


Merci de votre collaboration,


Cordialement,

Mario Robert
Président, Comité canadien de description archivistique